A regra geral
O Código Civil (art. 1.179) obriga toda empresa precisa ter contabilidade. Isso não depende de quanto ela fatura nem do tipo de imposto que ela paga. Depende só de uma coisa: a empresa existir.
Ou seja: se o CNPJ está aberto, a contabilidade é obrigatória.
A única exceção: o MEI
O MEI é o único que não precisa de contabilidade formal. Ele só tem que:
anotar quanto recebeu por mês; e entregar uma declaração uma vez por ano.
Nada de contador ou livros contábeis. Fora o MEI, todas as outras empresas têm essa obrigação.
Minha empresa está parada, não emito nota, não tenho movimento. Mesmo assim preciso pagar contador?
Sim, precisa. Essa é a dúvida mais comum, então vamos com calma.
Pense assim: enquanto o CNPJ está aberto, a empresa continua existindo aos olhos do governo — mesmo sem faturar nada. E, existindo, ela é obrigada a "dar satisfação" para a Receita todo mês e todo ano.
A diferença é que, sem movimento, essas declarações vão zeradas. Mas elas continuam tendo que ser entregues.
E se eu optar por ficar sem contador?
Aqui está o ponto que mais pega o cliente de surpresa: parar de pagar o contador não faz as obrigações sumirem. Elas continuam existindo, só que ninguém está entregando. E aí:
- As multas começam a cair automaticamente — uma para cada declaração não entregue. Somando, quase sempre fica mais caro do que teria sido pagar a contabilidade em dia.
- O CNPJ pode ficar irregular, e isso trava a empresa: dificulta abrir conta, pegar crédito, assinar contrato, emitir nota quando ela voltar a funcionar.
Como eu deixo meu CNPJ inativo?
Não há como deixar o CNPJ com status "inativo"; ou o CNPJ está como "ativo" ou "baixado", que é quando a empresa deixa de existir.
O que pode ocorrer é o CNPJ estar ativo porém sem movimento (sem emissão de nota fiscal, sem despesas geradas...), mas ainda nesse cenário, a contabilidade é necessária e obrigatória, entregando as declarações mensais e anuais como "zeradas" para a Prefeitura e Receita Federal.