Defina despesas elegíveis e não elegíveis
Liste claramente quais tipos de despesas podem ser reembolsadas, como:
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Transporte (passagens, combustível, estacionamento)
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Hospedagem
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Alimentação durante viagens a trabalho
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Materiais de escritório adquiridos para uso profissional
Especifique também as despesas que não serão reembolsadas, como gastos pessoais, multas de trânsito ou despesas sem comprovantes válidos.
Estabeleça prazos para solicitação e processamento
Determine um prazo máximo para que os colaboradores enviem suas solicitações de reembolso após a realização da despesa (por exemplo, até 5 dias úteis). Defina também o tempo que a empresa levará para processar e efetuar o reembolso (por exemplo, até 10 dias úteis após a aprovação).
Especifique a documentação necessária
Exija a apresentação de documentos que comprovem as despesas, como:
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Notas fiscais emitidas em nome da empresa ou do colaborador
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Recibos detalhados
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Comprovantes de pagamento (extratos, faturas)
Documentos ilegíveis ou incompletos podem ser motivo para a recusa do reembolso.
Defina o processo de aprovação
Estabeleça um fluxo claro de aprovação das solicitações de reembolso:
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O colaborador envia a solicitação com a documentação necessária.
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O gestor imediato revisa e aprova ou recusa a solicitação.
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O departamento financeiro realiza a verificação final e processa o pagamento.
Comunique e treine os colaboradores
Divulgue a política de reembolso a todos os colaboradores e ofereça treinamentos para esclarecer dúvidas. Manter todos informados reduz inconsistências e promove uma cultura de responsabilidade financeira.